5 einfache Tipps beim Implementieren von Desksharing

Was erfolgreiche Projektteams bei der Einführung wirklich beachten sollten

„Wir brauchen mehr Flexibilität – und weniger leere Schreibtische.“
So oder so ähnlich startet es in vielen Unternehmen:
Ein kleines Projektteam wird beauftragt, das Büro auf Desksharing umzustellen.
Der Auftrag klingt erstmal einfach – doch die Umsetzung bringt oft deutlich mehr Herausforderungen mit sich als gedacht.

Denn: Desksharing ist nicht nur eine Flächenfrage, sondern ein Kulturwandel.

Warum eine gute Vorbereitung entscheidend ist

Zu viele Unternehmen unterschätzen, was Desksharing im Alltag bedeutet – und wie sehr es Routinen, Abläufe und auch Emotionen verändert.

Dabei ist der Einstieg machbar – wenn man ein paar einfache Dinge von Anfang an richtig denkt.

Hier kommen 5 praxiserprobte Tipps, mit denen Desksharing-Projekte nicht nur starten, sondern auch nachhaltig funktionieren:

1. Mit echten Beispielen überzeugen – nicht mit PDFs

Theorie überzeugt selten. Wenn du dein Projektteam oder die Mitarbeitenden mitnehmen willst, zeig ihnen konkrete Lösungen:

• Wie sieht ein Shared Desk wirklich aus?
• Was mache ich mit meinen Sachen?
• Wo bleibt mein persönlicher Raum?

👉 Produkt-Tipp: Mit nilasBox und nilasTasche lassen sich schnell greifbare Musterlösungen präsentieren – zum Anfassen, Testen, Erleben.

So wird aus einem abstrakten Konzept ein verständliches Bild.

2. Erst testen, dann ausrollen

Desksharing lässt sich nicht am Reißbrett planen.
Beginnt mit einer kleinen Pilotfläche, z. B. in einem einzelnen Team oder einer Abteilung mit 15–20 Personen.

So lassen sich schnell Learnings sammeln:

• Welche Buchungssoftware funktioniert im Alltag?
• Reichen die Spinde?
• Wie gut klappt das mit der Reinigung?

💡 Unsere Kunden berichten: Ein 20-Tage-Test schafft die perfekte Basis für den Rollout.

3. Emotionen mitdenken – Gewohnheiten respektieren

Einer der häufigsten Fehler: Nur über Fläche und Technik zu sprechen.

Desksharing betrifft Menschen – und damit auch ihre Arbeitsgewohnheiten, ihr Sicherheitsgefühl, ihre Identifikation mit dem Arbeitsplatz.

Typische Fragen und Sorgen:

• Was passiert mit meinem Familienfoto?
• Wieso sitze ich plötzlich woanders als gestern?
• Wo finde ich morgens überhaupt meinen Platz?

👉 Lösungen wie mobile Aufbewahrungssysteme (z. B. nilas-Produkte) helfen, persönliche Rituale zu erhalten – trotz Flexibilität.

4. Rollen und Arbeitsprofile analysieren

Nicht alle Jobs brauchen den gleichen Arbeitsplatz.

Deshalb: Sprecht früh über Rollenprofile.

• Wer arbeitet dauerhaft am Laptop?
• Wer braucht zwei Monitore?
• Wer ist nur stundenweise im Büro?

💡 Tipp: Mitarbeitende aus der IT oder Projektleitung brauchen oft technisch hochwertig ausgestattete Plätze. Werkstudierende vielleicht nur einen ruhigen Schreibtisch in der Hot-Desking-Zone.

5. Kommunikation nicht als Einmal-Aktion sehen

Ein Info-Mail zum Start reicht nicht.
Desksharing verändert Abläufe grundlegend – das muss begleitet werden.

Setzt auf:

• FAQ-Sessions
• Rückmeldeformulare
• Ansprechpersonen im Projektteam
• Regelmäßige Check-ins im Pilotzeitraum

Denn: Gute Kommunikation senkt Widerstand und stärkt Akzeptanz.

Fazit: Desksharing ist machbar – wenn man es ganzheitlich denkt

Die Einführung von geteilten Arbeitsplätzen ist kein reines Möbelprojekt – es ist eine Veränderung von Kultur, Verhalten und Routinen.

Mit greifbaren Beispielen, klugen Testläufen, emotionaler Sensibilität und klarer Kommunikation wird daraus ein echter Erfolg – für Teams, Führungskräfte und die gesamte Organisation.

👉 nilas unterstützt dich dabei

Ob mit Produkten für persönliche Aufbewahrung, mit Beratung zur Testfläche oder als Sparringspartner im Projekt –
wir helfen dir, Desksharing verständlich, fair und menschlich umzusetzen.

➡️ Jetzt Kontakt aufnehmen – wir begleiten dich von der Idee bis zur Einführung.